Inkasso er et nødvendigt onde

De fleste betaler heldigvis deres regninger, sådan nogenlunde til tiden. Men før eller siden vil de fleste virksomheder opleve kunder, der ikke kan eller vil betale det de skylder. Og så kan inkasso blive nødvendigt.

Vent med inkasso

Inden du overvejer at starte en inkassosag mod en dårlig betaler, bør du overveje alle andre muligheder for inddrivelse. Inkasso er den sidste udvej.

Første skridt er naturligvis at sende en rykker. Hold den i et venligt sprog. Meget ofte er der blot tale om en forglemmelse og så er der jo ingen grund til hverken ophidsede beskeder og trusler om inkasso.

Sker der ikke noget efter den første rykker så send en mere. Her kan du så overveje, om der skal tilføjes informationer om, at sagen risikerer at gå videre til inkasso hvis der ikke betales.

Betales regningen fortsat ikke er det naturligvis oplagt bare at sende sagen til inkasso. Men vent lidt.

Prøv at ringe til kunden først. Ofte kan en telefonsamtale være mere effektiv end rykkerbreve. Det er jo også muligt, at de breve, eller e-mails du har sendt, aldrig er nået frem. Det er også lidt sværere at afvise folk på telefonen.

Sørg for når du ringer at holde samme gode tone, som når du skriver. Tal pænt til dine kunder. Men gør det samtidig klart for dem, at de ikke kommer udenom at betale det de skylder dig.

Hvis inkasso er eneste udvej

Selv med venlige rykkere, trusler om inkasso og opringninger kan du stadig risikere at stå tilbage med kunder der ikke vil betale det de skylder. Og så kan det naturligvis blive nødvendigt at sende sagen videre til inkasso.

Men hvem skal du vælge til at føre din sag?

Når du skal vælge et inkassofirma, er det i første omgang vigtigt, at det er et bureau der har ret til at føre inkassosager. De skal være godkendt af politiet. Fremgår det ikke direkte af deres hjemmeside, så spørg dem.

Det næste du bør se på er, hvordan det inkassofirma du overvejer at bruge, håndterer sager.

På samme måde som med dine første rykkerbreve og eventuelle opkald på telefon, er det vigtigt, at inkassofirmaet taler pænt til dine kunder. De er ikke fjender – de er bare dårlige betalere.

Hvis du farer alt for hårdt frem, kan det få negative konsekvenser for din virksomhed i form af dårlige omtale. Hvis din inkasso derimod håndteres i en venlig tone, vil de fleste have forståelse for sagen.

Du skal også huske på, at dårlige betaler godt, kan blive til gode kunder igen. Sandsynligheden for at det sker øges betragteligt, hvis du kommunikerer på en ordentlig måde med dem.

Optimer din fakturering

Har du mange dårlige betalere bør du nok se lidt nærmere på, hvordan du håndterer din fakturering. Sendes den på en måde hvor du er sikker på den når frem? Har du angivet betalingsmuligheder, der matcher de metoder dine kunder bruger (bankoverførsel, kreditkort eller Mobilepay)? Og er betalingsbetingelserne tydelige?

Dette kan alts sammen være med til, at sikre at flere betaler deres regninger til tiden. Og det er jo, trods alt, det bedste for alle parter.