Vælg det rigtige ERP system
Man skal tænke langsigtet, når man skal vælge det økonomisystem, som skal være virksomhedens tro følgesvend igennem de næste mange år. Derfor handler det i høj grad om at kigge 10 år frem i stedet for at kigge på den situation, som virksomheden befinder sig i.
For hvis du sørger for at kigge lidt længere frem, vil du også gøre det lettere for din virksomhed at vokse, når mængden af ordrer stiger, der ansættes flere medarbejdere eller lagerbeholdningen udvides.
Hvis du blot tager udgangspunkt i den situation, som virksomheden står i i dag, så risikerer du at vælge det forkerte ERP system. Du kan dermed risikere at den investering du gør nu ikke tjener sig lige så hurtigt ind, som hvis du vælger mere strategisk. Du kan simpelthen ikke vokse med dit erp system og du ender med dels at bremse væksten, innovationen og de gode idéer og dels at bruge rigtig mange penge på at lave tilretninger eller købe ekstra eksterne systemer, som er en nødvendighed for at du kan få dit system til at gøre dét, du gerne vil have det til.
Derfor anbefales det, at man inden projektet går i gang, sætter sig ned og laver en grundig kravspecifikation af, hvad ens behov er. Denne kravspecifikation skal ikke kun tage udgangspunkt i den situation virksomheden befinder sig i lige nu. I bliver nød til at kigge mere langsigtet og også tage ledelsens strategiske overvejelser med i analysen.
Brug også tid i forberedelsen på at kigge efter brancheløsninger inden for jeres branche. Måske findes der i dag allerede et system, som har lavet en løsninger, der passer til lige netop jeres virksomhed. Der findes f.eks. it-systemer til offentlige virksomheder, time-sagsløsninger til håndværkere, booking systemer til terapeuter og meget mere.
I mange tilfælde er disse systemer allerede integreret med et økonomi system som I med fordel også kan vælge. For i bund og grund er økonomifunktioner, som bogholderen skal bruge, den samme. Det handler om debet og kredit i en kassekladde og bogføring af virksomhedens bilag, hvilket i høj grad i dag også er automatiseret.
Så i bund og grund er det lidt lige meget om du vælger et system som Microsoft’s Navision eller nogle af de mere webbaserede løsninger som for eksempel e-conomic.
Du skal blot sikre dig, at du får et system som kan integreres med de øvrige værktøjer, I bruger i jeres virksomhed. Det kunne være jeres CRM system, jeres mail og jeres ordreplanlægning. Hvis du sørger for dette, så er du sikker på at du vælger et fremtidssikkert økonomisystem og undgår at skulle bruge tid og penge på at lave det hele om igen om ganske få år.
